Collecte des données privatives : les 7 bonnes pratiques à connaître !

Collecte des données privatives : les 7 bonnes pratiques à connaître !

Dans un précédent article, en plus d’apprendre comment faciliter la collecte de données en seulement trois étapes, nous avions vu que les données des parties privatives étaient particulièrement difficiles à récupérer. Cependant, elles regorgent d’informations indispensables pour répondre à vos objectifs, qu’il s’agisse d’éditer votre reporting RSE, de faire le point sur votre performance énergétique ou bien encore de répondre au décret tertiaire. Aujourd’hui, le blog de Deepki vous dévoile les bonnes pratiques à connaître pour collecter les données de vos locataires !

Les bonnes pratiques juridiques

1. Insérez une autorisation de collecte directement dans le bail de vos locataires
Pour collecter les données des parties privatives, il vous faudra demander une autorisation à vos locataires. En effet, ces données étant personnelles, elles sont donc confidentielles. Il vous faudra alors contacter chacun de vos locataires pour leur faire signer une lettre de mandat vous autorisant à collecter leurs données de consommation.

Afin de faciliter les démarches, n’hésitez pas à joindre la lettre de mandat directement dans le bail de vos nouveaux locataires. De cette manière, vous n’aurez à les recontacter ni à les relancer sans cesse pour qu’ils vous donnent leur consentement. Un moyen simple pour gagner beaucoup de temps !

À lire également : Collecter les factures de ses locataires, aussi simple qu’une lettre (de mandat) à la poste ?

2. Insérez une clause spécifique dans le contrat de travail de vos property managers
De la même manière, quand vous commencez à travailler avec un nouveau property manager, insérez une clause dans le contrat concernant la collecte des données privatives. S’il est stipulé dans le contrat que le property manager doit aider à la collecte de données, il sera obligé de s’y atteler et s’impliquera certainement davantage.

3. Insérez une clause spécifique vous autorisant à accéder aux espaces clients des fournisseurs d’énergie
Se connecter aux espaces clients des fournisseurs d’énergie requiert une autorisation préalable. Insérer une clause dans le contrat dès la signature de ce dernier permet de s’assurer que le fournisseur d’énergie donnera l’accès aux espaces personnels nécessaires pour la collecte de données.

Une fois ces bonnes pratiques mises en place, il n’y a plus aucun obstacle juridique à la collecte des données des parties privatives, mais qu’en est-il de l’organisation de cette collecte ?

Les bonnes pratiques organisationnelles

4. Priorisez les actions selon la facilité de collecte des données
Avant tout, il ne faut pas oublier de mettre en place une démarche pragmatique et de prioriser la collecte en fonction des objectifs que l’on souhaite atteindre. Par exemple, il est possible de commencer à collecter les données sur un bâtiment dont on sait que l’on aura beaucoup de données afin de donner l’exemple, ou encore en demandant aux property managers de les transmettre chacun leur tour, etc. L’idée est juste de trouver comment prioriser la collecte afin de ne pas s’éparpiller et obtenir des résultats rapidement.

5. Embarquez les property managers dès le début de votre démarche
Pensez également à impliquer dès le début les property managers. En effet, ces derniers doivent avoir connaissance de cette démarche afin de pouvoir s’organiser et faciliter le contact avec les locataires. S’ils savent immédiatement qu’ils doivent leur parler de la collecte des données privatives, ils pourront profiter de le faire dès qu’ils seront en contact avec eux et ne pas manquer une occasion de leur en parler.

De plus, le property manager est l’interlocuteur privilégié des locataires : c’est avec lui qu’ils sont le plus en contact et ils lui font confiance. Nous pouvons par exemple observer qu’une lettre de mandat est mieux perçue lorsqu’elle est envoyée par le property manager que par quelqu’un d’autre. Enfin, lorsque ce dernier est sensibilisé à l’objectif (réduire sa consommation énergétique, faire un reporting, etc.) il peut à son tour sensibiliser le locataire et ainsi instaurer un cercle vertueux.

6. Coordonnez la démarche auprès des différentes parties prenantes
Vos différentes parties prenantes, internes et externes, doivent également être impliquées dans cette nouvelle démarche. Pensez donc à communiquer dessus et à coordonner la démarche auprès de chacune d’entre elles.

7. Adoptez un outil de suivi efficace
Un outil de suivi utilisé par tous est le meilleur moyen de savoir où en est la collecte de données : vous vous demandez quels locataires ont été contactés ? S’ils ont répondu ? Ou bien si leurs données ont déjà été collectées ? Grâce à un outil de suivi efficace, ces réponses seront à portée de main. Cela vous permettra également d’améliorer la communication entre les différentes parties prenantes puisqu’elles n’auront plus besoin de vous transmettre toutes les informations une à une, mais simplement à les rentrer directement dans l’outil.

Les bénéfices de la collecte des données des parties privatives

La collecte des données sur les parties privatives vous offre trois bénéfices majeurs :

Tout d’abord, elle permet d’avoir une meilleure compréhension de votre parc immobilier d’un point de vue environnemental et d’un point de vue financier.

Le saviez-vous ?
L’énergie est le 1er centre de dépense dans un bâtiment de logistique et représente généralement des sommes importantes qu’il faut pouvoir maîtriser.

La collecte des données des parties privatives permet également d’obtenir des indicateurs plus fiables. Lorsqu’il manque des données (par exemple les consommations des locataires), les indicateurs sont insuffisants pour traiter la donnée d’un point de vue réglementaire ou pour faire un reporting RSE.

Enfin, la collecte des données sur les parties privatives permet une meilleure satisfaction des locataires. En effet, cette collecte permet de créer du lien entre les propriétaires et les locataires qui ont besoin de travailler main dans la main ainsi que de leur proposer des services supplémentaires :

  • Visualisation de leurs consommations au fil de l’eau,
  • Benchmark des différents locataires de l’immeuble, etc.

Vous l’aurez compris, la collecte de données sur les parties privatives est un élément essentiel. Suite à la lecture de notre article, vous avez désormais toutes les clés en main pour vous lancer ! Et pour aller encore plus loin, découvrez gratuitement notre présentation complète sur la collecte des parties privatives :

Pour aller plus loin :