Décret Tertiaire : Les 7 bonnes pratiques pour collecter les données de consommation de vos locataires

Décret Tertiaire : Les 7 bonnes pratiques pour collecter les données de consommation de vos locataires

Afin d’être en mesure de répondre au Décret Tertiaire, vous allez devoir disposer de la totalité de vos données de consommation énergétique. Nous vous avons déjà expliqué comment collecter les données historiques sur vos parties communes dans un précédent billet. Aujourd’hui, nous vous proposons de découvrir 7 bonnes pratiques pour faciliter la collecte des données de consommation de vos locataires !

Rappel des enjeux et obligations du Décret Tertiaire

Le Décret Tertiaire est une loi obligeant les propriétaires et locataires de bâtiments tertiaires d’une surface supérieure ou égale à 1 000 m2 à réduire leurs consommations énergétiques de -40% d’ici 2030, -50% d’ici 2040 et -60% d’ici 2050 ou bien en fonction d’un seuil communiqué par l’Etat.
Afin de vous mettre en conformité et définir votre année de référence la plus avantageuse, vous devez obligatoirement connaître votre consommation globale : parties communes et privatives.

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Collecter les données de consommation de vos locataires, pourquoi cela n’est pas si simple ?

Techniquement, la méthode de collecte est similaire à celle portant sur les parties communes. Cependant, lorsque vos locataires sont porteurs de leurs propres contrats d’énergie, le droit d’accès à la donnée est plus complexe. En effet, les données des locataires constituent des données personnelles et donc, confidentielles.

Afin de pouvoir les collecter, il vous faudra obligatoirement obtenir leur consentement préalable. Pour cela, vous pouvez leur demander de signer une lettre de mandat unique, vous permettant de collecter légalement leurs données de consommation historiques, actuelles et futures.

La lettre de mandat est un contrat gratuit dans lequel un locataire autorise une personne tierce (comme un prestataire de service) à accéder à ses données. En faisant signer une lettre de mandat aux locataires de vos bâtiments, vous demandez ainsi l’autorisation légale d’automatiser la collecte des données de consommation de vos locataires auprès de leurs distributeurs et fournisseurs d’énergie.

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Que doit-on retrouver sur une lettre de mandat ?

  • Les données à récupérer
  • Les sources de la donnée
  • L’antériorité de la collecte souhaitée

Les 3 bonnes pratiques juridiques pour parvenir à collecter les données de vos locataires

Veillez à bien suivre ces bonnes pratiques juridiques afin de faciliter la collecte des données de consommation énergétique des parties privatives :

  1. Demandez l’autorisation de collecter les données des locataires directement au sein du bail : cela vous permettra d’obtenir l’autorisation de collecter les données de consommation de vos locataires dès la signature du bail. Vous n’aurez alors plus à leur courir après, ni à les relancer sans cesse.
  2. Insérez une clause de collecte des données au sein des contrats des property managers : cela vous permettra de clarifier le périmètre d’action de vos property managers et de les embarquer plus facilement dans votre projet.
  3. Insérez une clause spécifique de transmission de la donnée par les fournisseurs d’énergie au sein des appels d’offres : cela vous permettra de faciliter l’accès à la donnée ainsi que la collecte.

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Les 4 bonnes pratiques organisationnelles pour parvenir à collecter les données de vos locataires

Il est également indispensable de mettre en place des bonnes pratiques organisationnelles en adéquation avec les pratiques juridiques citées ci-dessus :

  1. Priorisez les données à collecter en fonction de la stratégie choisie : par exemple, il pourra être plus judicieux de privilégier la collecte sur certains bâtiments ou compteurs.
  2. Impliquez les property managers dès le début de la démarche : le property manager étant l’interlocuteur privilégié de vos locataires, il est indispensable de le sensibiliser à vos enjeux et de l’embarquer dès le début de votre projet de collecte.
  3. Coordonnez la démarche auprès des différentes parties prenantes : vous devez impérativement organiser des réunions de suivi régulières avec l’ensemble de vos parties prenantes pour suivre le bon avancement du projet de collecte.
  4. Mettez en place un outil de suivi efficace : afin de garantir l’efficacité de vos réunions de suivi, nous vous conseillons fortement de vous doter d’un outil de suivi performant.

La collecte de données de consommation de vos locataires en bref

 

Une fois ces bonnes pratiques mises en place et l’intégralité des données nécessaires collectées sur les parties communes et privatives, vous pourrez enfin déterminer votre année de référence ! Nous vous expliquerons dans un prochain billet comment ne pas vous tromper dans le choix de celle-ci. Encore un peu de patience… 😉

Découvrez aussi notre présentation complète sur la collecte des données historiques dans le cadre du décret tertiaire :