Foncières : la collecte de données sur les parties privatives, pourquoi c’est compliqué ?

Foncières : la collecte de données sur les parties privatives, pourquoi c’est compliqué ?

Les données de vos locataires, ou parties privatives, sont nécessaires pour répondre à des obligations réglementaires (décret tertiaire, annexe environnementale, etc.), élaborer vos reportings environnementaux (reporting RSE, GRESB, etc.) ou bien encore maîtriser votre périmètre énergétique. Autant dire que les usages de cette donnée sont multiples et qu’il est donc très intéressant de pouvoir y accéder. Cependant, si vous avez déjà essayé de collecter les données des parties privatives, vous avez dû vous rendre compte que cela est loin d’être simple. Mais pourquoi est-ce si compliqué ? Et comment vous en sortir ? Le Blog de Deepki vous répond !

Les données des parties privatives : qu’est-ce que c’est ?

Un bâtiment peut être constitué de parties privatives et de parties communes. Les parties communes sont partagées par les différents locataires : il s’agit par exemple du hall d’entrée, des couloirs, des escaliers, des ascenseurs, etc. Les parties privatives, quant à elles, représentent le périmètre loué par les locataires : il s’agit par exemple des locaux loués aux différentes entreprises présentes sur site

Chacun de ces espaces consomme des fluides. Alors que le gestionnaire de l’immeuble peut accéder librement aux données de consommation des parties communes, il n’en est malheureusement pas de même pour les données des parties privatives. Cependant, ces données sont indispensables pour accéder à une information complète, que cela soit pour :

  • Vous mettre en conformité avec la réglementation ;
  • Faire le point sur votre consommation énergétique globale ;
  • Mettre en place une démarche d’efficacité énergétique ;
  • Elaborer votre reporting RSE, etc.

Les données des parties privatives constituant des données personnelles – et donc confidentielles –, une autorisation préalable du locataire est in-dis-pen-sa-ble afin de pouvoir les collecter et les exploiter. 💡 Pensez à leur faire signer une lettre de mandat vous autorisant à automatiser la collecte de leurs données énergétiques pour servir vos objectifs !

À lire également : Collecter les factures de ses locataires, aussi simple qu’une lettre (de mandat) à la poste ?

Les questions à se poser avant de collecter les données des parties privatives

Avant de vous lancer dans un projet de collecte des données sur les parties privatives, vous devez faire le point sur le bâtiment concerné et connaître sa gestion locative en répondant aux questions suivantes :

  • Est-ce que mon immeuble comprend un ou plusieurs locataires ?
  • Quels sont les fluides présents dans mon immeuble ? (électricité, réseau de chaleur, gaz, etc.)
  • Combien de compteurs (collectifs et privatifs) sont présents dans mon immeuble ?
  • Comment sont réparties les données et les dépenses entre les différentes parties prenantes ? (asset manager, property manager, locataire(s) etc.)

Répondre à ces questions vous permettra non seulement d’obtenir une vision claire de votre immeuble mais aussi de déterminer à qui vous adresser pour collecter la donnée. Cependant, vous vous doutez bien que ce n’est pas suffisant…

Les difficultés rencontrées lors de la collecte des données des parties privatives

Retenez avant tout une chose : l’idée selon laquelle il est possible d’obtenir 100% de complétude des données est un mythe, et ce pour plusieurs raisons très simples :

  • Le périmètre du bâtiment peut changer (entrée ou sortie de locataires, achat/revente d’actif, changement de property manager, etc.) ;
  • Les locataires peuvent refuser de transmettre leurs données (d’autant plus qu’aucune législation ne les y oblige) ;

Cependant, dans ces cas là, il est tout à fait possible d’estimer la donnée manquante afin de vous assurer de la fiabilité de vos indicateurs.

Les bonnes pratiques pour assurer la qualité des données collectées :

  • Avoir une connaissance patrimoniale suffisante de votre parc immobilier ;
  • Automatiser au maximum la collecte de données pour gagner du temps et éviter les erreurs liées au facteur humain ;
  • Mettre à jour régulièrement le plan de comptage en cas d’achat ou de revente d’un site, d’un changement de compteur, d’un changement de système d’information, etc.

Maintenant que vous avez compris les enjeux et la complexité de la collecte des données des parties privatives, nous vous proposons de découvrir comment faciliter la collecte des données privatives dans un prochain article. Patience, il sera bientôt disponible ! 😉
Si vous ne souhaitez pas attendre pour en découvrir plus, téléchargez gratuitement notre présentation complète sur la collecte des parties privatives et devenez incollable sur le sujet !