Collecte des données : pourquoi le 100% d’accès aux données est une cible, mais une cible difficilement atteignable ?

Collecte des données : pourquoi le 100% d’accès aux données est une cible, mais une cible difficilement atteignable ?

Que ce soit pour obtenir une vision globale de votre parc immobilier, réduire votre consommation énergétique ou bien encore vous lancer dans le reporting ESG, l’accès à vos données est un enjeu central. Si vous avez déjà tenté de collecter et centraliser vos données existantes, vous avez pu vous rendre compte qu’il est difficile de faire remonter l’intégralité de vos données. La complétude serait donc un objectif, mais un objectif plus complexe que de “simplement” vouloir obtenir 100% des données à tout moment ? Clémentine Hardy, Directrice de projets chez Deepki, vous explique pourquoi.

1 – Savez-vous définir votre complétude ?

Pour être capable de mesurer la complétude de votre donnée, la première étape consiste déjà à savoir quelle est toute la donnée théoriquement disponible. En effet, comment savoir si l’on est à 100% de complétude si l’on ne sait même pas à quoi correspondent ces 100 % ? En effet, une bonne connaissance patrimoniale est indispensable pour tout projet de collecte : Le plan de comptage est-il disponible et à jour ? Quel bâtiment est chauffé comment ? Qui paie quoi ? Quel(s) bâtiment(s) se cache(nt) derrière des codifications qui semblent proches dans deux fichiers différents ?, etc. Des premières questions qui demandent déjà un effort initial et continu de maintenance pour avoir une vision globale et consolidée de votre parc immobilier.

Une connaissance préalable du parc est indispensable pour avoir une complétude des données.

2 – Vos données sont-elles disponibles dans un SI (système d’information) ?

Dans le meilleur des scénarios, les données que vous souhaitez collecter sont déjà disponibles dans un SI. Ce SI peut être chez vous ou chez un tiers. Il est alors possible, sur le principe, d’automatiser leur collecte. Une fois les données trouvées et la connexion établie, il reste à travailler sur leur exploitation. Cette exploitation sera plus ou moins complexe

Il en va de même pour vos données de consommation lorsqu’elles sont disponibles sur les espaces clients mis à disposition par vos fournisseurs. Dans ce cas, seuls votre identifiant et mot de passe seront requis pour automatiser le flux de collecte. Cependant, cela ne vous dispensera pas de vous assurer que les données mises à disposition sont cohérentes et complètes

Lorsque les données que vous souhaitez collecter ne sont pas disponibles dans un SI (chez vous ou chez un tiers), le recours à la saisie manuelle est la seule solution qui s’offre à vous. Or, qui dit collecte manuelle dit facteur humain : il vous faudra dans un premier temps convaincre et embarquer toutes les parties prenantes détenant la donnée, parfois éparpillée entre les différents services de votre entreprise, vos prestataires externes, etc. Puis, il vous faudra redoubler de vigilance concernant la qualité de la donnée saisie !

Lorsque la collecte de données est manuelle, la complétude est difficile à obtenir car il faut non seulement convaincre l’ensemble des acteurs concernés de collecter les bonnes données dans le bon format mais aussi de respecter les délais exigés dans leur envoi. Toute personne qui s’est frottée de près ou de loin au reporting RSE (responsabilité sociétale des entreprises) sait à quel point la tâche est ardue. Mais ce n’est que la première étape ! Il faut ensuite fiabiliser ces données et recommencer l’exercice à chaque mise à jour ! Dans ces conditions, une donnée complète à 100% est souvent utopique. Le coût pour collecter la données devient bien trop important par rapport au bénéfice à en tirer.” explique Clémentine Hardy

3 – Vos espaces clients sont-ils créés et à jour ?

Revenons un instant sur l’exemple de la collecte des données de consommation directement sur les espaces clients de vos fournisseurs. Cette méthode de collecte n’est évidemment possible qu’à partir du moment où vos espaces clients sont créés et que vous y avez accès. Pour cette méthode, il faudra également vous assurer que la donnée disponible sur les espaces clients est complète. Est-ce que tous vos PDL (points de livraison) sont disponibles ? Est-ce que toutes vos factures ont bien été émises ? Pas facile de répondre à ces questions, surtout lorsque l’on sait que les factures ne sont pas forcément mensualisées, et qu’il faut savoir gérer beaucoup de cas particuliers : gestion des avoirs, factures émises en double, factures émises dans un format non standard, etc.

À lire également : Une facture c’est compliqué ! Mais pourquoi ?

4 – Savez-vous gérer tous les changements sur votre parc immobilier ?

Même si vous avez réussi à braver tous les obstacles énoncés précédemment (bravo !), vous n’êtes pas pour autant tiré d’affaire ! En effet, votre parc immobilier n’étant pas statique, il vous faudra régulièrement vous assurer que toutes vos données sont bel et bien à jour en prenant en compte :

  • les changements de compteurs ;
  • les changements de contrat ;
  • les achats et reventes de sites ;
  • les changements de SI des fournisseurs ;
  • les changements de nomenclature sur les factures ;
  • les changements de prestataires (property manager, facility manager…) etc.

Imaginons que vous soyez parvenu à atteindre le 100% de complétude à un instant t (encore bravo !), la moindre évolution au sein de votre parc immobilier impacterait immédiatement la complétude de vos données.

5 – Parvenez vous à accéder aux informations hors de votre périmètre ?

Si vous êtes une foncière, en plus de toutes les difficultés énumérées précédemment dans l’article, la collecte des informations hors de votre périmètre présente de nouvelles spécificités. Prenons l’exemple de la collecte des données de consommation de vos locataires. Vous pouvez avoir besoin de ces données pour de nombreuses raisons :

  • obtention d’une vision globale de la consommation de votre parc ;
  • mise en place d’une démarche d’energy management ;
  • mise en conformité réglementaire avec le décret tertiaire ;
  • reporting ESG, etc.

Cependant, ces données ne vous appartenant pas, il vous faudra l’accord préalable de vos locataires pour pouvoir les récupérer (par exemple, grâce à la signature d’une lettre de mandat). Vos locataires n’ayant aucune obligation légale de vous fournir ces données et pouvant être peu enclins à vous donner un accès, il vous faudra redoubler d’ingéniosité pour parvenir à les embarquer dans votre démarche.

À lire également : Collecter les factures de ses locataires, aussi simple qu’une lettre (de mandat) à la poste ?

6 – Votre projet de collecte est-il pragmatique ?

Lors de la mise en place de tout projet de collecte, il est impératif de prioriser les données à collecter. La collecte va vous demander un effort et il faut s’assurer que cet effort soit productif. Dans certains cas, il sera peut être plus judicieux de commencer par collecter les données des gros sites ou bien des gros compteurs pour obtenir une vue d’ensemble de votre parc. Il ne s’agit de pas tant d’obtenir 100% de complétude à tout prix, mais plutôt de collecter les données qui ont du sens et qui auront un impact réel dans votre analyse afin de vous permettre d’atteindre vos objectifs.

Avoir 100% de complétude sur 95% de la consommation, c’est judicieux ! Peut-être qu’on parviendra à ce résultat avec les données de 50% des sites seulement… Ce qui nous importe c’est d’avoir un maximum de données de consommation pour pouvoir mener notre analyse, pas tant d’avoir les données de 100% des sites. Il faut savoir rester pragmatique dans la collecte !” explique Clémentine Hardy

Vous l’aurez compris en lisant cet article, les difficultés liées à la collecte des données sont nombreuses et le 100% de complétude semble bien utopique. Cependant, des solutions comme la repopulation de données permettent de combler vos données manquantes. “Au lieu de vous focaliser sur le 100% de complétude, il s’agira donc davantage de garder en tête votre objectif initial (démarche d’energy management, mise en conformité réglementaire, reporting ESG, etc.) et de collecter un maximum de données pour y parvenir, quitte à reconstituer les données qu’il vous manque dans un second temps.» conclut Clémentine Hardy. Grâce à notre checklist, faites le point sur les données dont vous disposez déjà :